Sosyal medya artık her alanda karşımıza çıkıyor. Özel hayatımızda sık sık kullandığımız bu mecra, iş hayatımızda başımızı yakabilir. Yazılacak her şeyin iki kez düşünülmesi gerekiyor. Kimse görmez, nasıl olsa patronum sosyal medyada beni takip etmiyor demeyin, bu mecralarda yazılan “Of, yine pazartesi, yine iş!” cümlesi bile işten olmanıza neden olabilir. Yenibiris.com’un dergisi Yenibiriş Dünyası da bu ayki sayısında çalışanların sosyal medyayı kullanımını, insan kaynakları departmanlarının nasıl ilerlemesi gerektiğini ele aldı.
Bir Pazartesi sabahı. Yine yoğun bir hafta başlıyor. Sosyal paylaşım sitelerine şöyle bir göz atıp çalışmaya başlayacaksınız. O da ne? Bir çalışanın az önce yaptığı yoruma gözünüz takılıyor: “Of, yine pazartesi, yine iş!” Sonuç mu? Çalışan işinden oluyor.
Dünyada, şirketlerin tepe yönetimi çalışanların sosyal ağları kullanımından pazarlamayı olduğu kadar insan kaynaklarını da sorumlu tutuyor. Paylaşım siteleri kurum kültürüyle de İK birimlerinden, sosyal mecraların kullanımıyla ilgili bir politika oluşturması bekleniyor. Bu politikaların kişisel hakları ihlal etmeyen, çalışanların sosyal paylaşım alışkanlıklarıyla uyumlu olması gerek. İşte insan kaynaklarına zorlu bir görev daha…
Bir firmanın halkla ilişkiler üst düzey yöneticisi Memphis Havaalanı’na inince “Burada yaşasam ölürdüm” diye tweet atıyor. Firmanın en büyük müşterisi olan ve Memphis’de bulunan FedEx şirketinin bu yoruma cevabı hiç de hoş olmuyor tabii. Daha büyük rezaletler de mevcut. Kuzey Carolina Domino’s Pizza’da dağıtıcı olarak çalışan iki eleman stres atmak için video çekmeye karar veriyor. Peynir soktukları burunlarının iki yanına da ekmek dilimleri koyan iki kafadar o kadar eğleniyor ki bu videoyu bir de YouTube’da paylaşıyor. Sonuç, şirketin halkla ilişkiler departmanına uykusuz geceler…
Yukarıdaki örneğin benzeri her an sizin çalıştığınız firmanın da başına gelebilir. Sosyal mecralar, “bireysel internet özgürlüğü” olduğu kadar kurumsal kimlikle de kesişen bir dünya. İK’cılar için önemli bir nokta, kurum kültürünün sosyal medya ile ilişkili olması. Deloitte firmasının yaptığı araştırmaya göre yöneticilerin yüzde 45’i sosyal ağların kullanımının kurum kültürünü olumlu etkilediği görüşünde.
İhlale disiplin cezası
ABD merkezli SHRM’in (İnsan Kaynakları Yönetim Derneği) üyeleri arasında yaptığı ankete göre şirketlerin neredeyse yüzde 40’ı resmi bir sosyal medya protokolüne sahip. Bu şirketlerin de yüzde 43’üne yakını politikaların oluşturulması ve uygulanmasından İK’yı sorumlu tutmuş. Çalışanların sosyal medya kullanımlarının işveren tarafından takip edilebileceğine dair bilgilendirmeler de politikalarda yaygın şekilde var. Bunun yanında yüzde 55 gibi büyük bir oran sosyal ağlarda iletişim esaslarına dair işlevsel kılavuzlar hazırlamış. Ayrıca, resmi bir sosyal medya politikasına sahip firmaların üçte biri, son bir yıl içinde politika ihlali nedeniyle çalışanlarına disiplin cezası vermiş.
Sosyal medya politikası oluştururken 7 ipucu
Dünyanın önde gelen sosyal medya uzmanlarından Brian Solis, sosyal mecralarla ilgili politika oluşturma konusunda blog sayfasında şu önerilerde bulunuyor:
1- Sosyal mecra politikası çalışanların mesai saatlerini nasıl kullanacaklarını belirlerken, işyeri dışında da şirketlerini sosyal ağlarda nasıl temsil edeceğini de incelikle tanımlamalı.
2- Mesai içinde erişimlerin kapsamlı bir tanımlaması yapılmalı. Tamamen yasaklamaktan serbest bırakmaya kadar geniş bir alana yayılan seçeneklerden şirket için en uygun olanı çalışanlarla mutabık kalınarak tercih edilmeli.
3- Eğer erişime kısıt getirilecekse bunun nasıl kontrol edileceği planlanmalı. Bugün, yazılımlarla istenen sitelere erişim kolayca kısıtlanabiliyorken, kısıtlı sitelere kaç kez giriş yapılmak istendiği bile takip edilebiliyor.
4- Eğer erişime sınırlama getirilecekse, bu sadece bireysel kullanımlarla mı ilgili olacak yoksa işle ilgili paylaşımlara da kısıt gelecek mi sorusu kesinlikle yanıtlanmalı. Bölümlere göre ayarlamalar yapmak faydalı olabilir.
5- Çalışanların sitelerde kurum kimlikleri ile yer almaları konusunda net sınırlamalar getirilmeli. Çalışan paylaşımlarını şirket profili ile yaparsa, neden olduğu uygunsuz sonuçlardan sorumlu tutulacağı kesinlikle ona belirtilmeli.
6- Sanal ortamda “profesyonel davranışlar” dan şirketin ne anladığı iyice açıklanmalı.
7- Sosyal ağlarda güvenlik, gizlilik, teknolojik mülkiyet kavramları bu politikayla ortaya konulmalı. Şirkete zarar verecek hareketlerin nasıl cezalandırılacağı detaylarıyla belirtilmeli.
İnsan kaynaklarına ne görev düşüyor?
Kurallar ve ihlali durumunda ne olacağı iş sözleşmesine yazılmalı
MarkeFront Genel Müdürü Aytaç Mestçi, İK’nın sorumluluklarından şöyle bahsediyor:
“İK, korkutmayan bazı kuralları koymak zorunda. Mesela, şöyle denebilir: Kişisel hesaplara sınırlama koymak istemiyoruz ama bu kurumda çalışıyorsunuz, Facebook kişisel hesabınızı markaya zarar verecek şekilde kullanmamalısınız. İş sözleşmesine de şu maddeler konulabilir:
1) Sosyal medya politikaları diye kurumun bir kuralı vardır. Bu kurallar interaktif ortamda herkesin ulaşabileceği bir yerde doküman olarak tutulmalıdır.
2) Bu sözleşmedeki herkes bu kitapçığa uymak zorundadır.
3) Kuruma ve teknolojinin gelişimine bağlı olarak bu kitapçık içeriği değiştirilebilir. Çalışana verilecek sosyal mecra eğitimleri öncesinde, değişimlere bağlı kurallar revize edilip kitapçık yenilenmeli ve tüm departmanlara duyurulmalı. Şirkette şu kişiler eğitime alınmalı: Cevap hizmeti verecek kişiler, yöneticiler, üst düzeydeki kişiler ve özellikle İK, pazarlama, reklam, iş geliştirme, bilgi işlem gibi birimlerin yönetici ve çalışanları.
(…)
Kaynak: Yenibiris.com/HurriyetIK
